La trampa de la «Vuelta al Cole»
Es 8 de enero. Has vuelto a la oficina tras las fiestas y la realidad te ha golpeado con fuerza: una bandeja de entrada desbordada, pedidos acumulados durante el cierre y un equipo que corre como pollo sin cabeza intentando ponerse al día.
En este momento de estrés, el 90% de los gerentes cometen el mismo error reflexivo: «Necesitamos contratar a alguien más para administración».
Desde Inkubes, te pedimos que te detengas. Esa decisión te va a costar miles de euros y no va a solucionar el problema, la solución está en la automatización de procesos.
El mito de la falta de manos
En la mayoría de las Pymes que auditamos, el problema no es que falte gente. El problema es que tenéis a talento humano muy valioso actuando como «pegamento digital».
¿Tienes a alguien copiando datos de un PDF que llega por email para pegarlos en el ERP? ¿Tienes a alguien pasando las ventas de Shopify a un Excel de facturación al final del día? ¿Tienes a alguien comprobando stock manualmente para responder a un cliente?
Si la respuesta es sí, no tienes un problema de personal. Tienes un problema de integración. Estás pagando seguridad social, IRPF y nómina para que un humano haga el trabajo de un script de Python.
Humanos vs. APIs: La comparativa brutal
Veamos un caso real de un cliente del sector distribución (antes de pasar por nuestras manos):
Proceso: Gestión de Pedido de Cliente
- Método Tradicional (Humano):
- Descargar adjunto del email.
- Abrir ERP.
- Crear ficha de cliente (si no existe).
- Copiar referencia a referencia.
- Guardar y enviar confirmación.
- Tiempo: 12-15 minutos por pedido.
- Coste: Alto (Salario / Tiempo).
- Tasa de Error: Alta (Cansancio, despistes, erratas).
- Método Inkubes (Automatización):
- Webhook detecta email entrante.
- IA Utilitaria (OCR) lee el PDF.
- API inyecta los datos en el ERP.
- Sistema envía email de «Pedido en Proceso».
- Tiempo: 4 segundos.
- Coste: Marginal (céntimos de servidor).
- Tasa de Error: 0%.
Escalar no es engordar
Crecer añadiendo nóminas para tareas repetitivas es insostenible. Cada nueva persona añade complejidad de gestión, bajas, vacaciones y formación. Escalar mediante tecnología significa que puedes procesar 10 pedidos o 10.000 pedidos con la misma estructura de costes.
Tu tarea para hoy
Antes de publicar esa oferta en InfoJobs o LinkedIn buscando un «Auxiliar Administrativo», hazte esta pregunta: ¿La tarea que quiero cubrir requiere empatía, creatividad y juicio humano?
- Si la respuesta es SÍ: Contrata a esa persona.
- Si la respuesta es NO (es mover datos, archivar, calcular): Llámanos.
En 2026, deja que los humanos hagan de humanos y que el software haga de software.
¿Hablamos de eficiencia?
No dejes que el caos de enero dicte tu estrategia anual. Agenda una consultoría de procesos con Jose Angel y Fernanda.
